Từ kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa gốc là "thay đổi để tốt hơn", trong từ điển tiếng Nhật và cả trong ý nghĩa thường ngày, thuật ngữ này còn bao hàm cả ý nghĩa là "liên tục" và "triết lý". Kaizen đề cập đến bất kỳ một sự cải thiện nào, dù là được thực hiện một lần hay liên tục, lớn hay nhỏ. Trong tiếng Anh, thuật ngữ này có nghĩa là "cải tiến" (improvement).[5] Tuy nhiên, sau khi thuật ngữ "kaizen" được sử dụng rộng rãi trong các phương pháp cải tiến kinh doanh và công nghiệp tại Nhật, đặc biệt với người tiên phong là Toyota, từ "kaizen" dần mang nghĩa để chỉ hoạt động cải tiến liên tục, đặc biệt với những tổ chức hoạt động theo "triết lý Nhật Bản". Có hai cách tiếp cận về kaizen được phân biệt như sau:[6]

• Dòng chảy kaizen (flow kaizen)
• Chu trình kaizen (process kaizen)

Cách tiếp cận đầu tiên hướng tới dòng chảy của nguyên liệu và thông tin, thường được sử dụng trong việc tổ chức lại toàn bộ một khu vực sản xuất hoặc cả một công ty. Cách tiếp cận thứ hai có nghĩa là sự cải tiến của từng cá nhân trong công việc. Vì thế, việc cải tiến cách làm việc của một công nhân sản xuất cũng là một phần của chu trình kaizen. Việc sử dụng mô hình kaizen để cải tiến liên tục yêu cầu phải sử dụng cả dòng chảy và chu trình kaizen, dù vậy chu trình kaizen vẫn được sử dụng nhiều hơn để khiến các công nhân tập trung hơn vào các cải tiến liên tục ở cấp độ nhỏ. Trong mô hình này, các nhân viên sẽ thường xuyên phải tìm kiếm những ý tưởng nhỏ để cải thiện công việc của mình, tốt nhất phải là ý tưởng có thể thực hiện được luôn trong ngày. Điều này trái ngược lại mô hình truyền thống trong đó thường sẽ có sự chậm trễ giữa quá trình phát triển ý tưởng và thực hiện ý tưởng đó.

Kaizen là một quá trình diễn ra ngày qua ngày với mục đích tạo ra những cải tiến về năng suất và hiệu suất đơn giản. Đây cũng là một quá trình mà khi được thực hiện một cách đúng đắn, có thể giúp nơi làm việc trở nên nhân văn hơn, loại bỏ những công việc rườm rà phức tạp, dạy cho con người thực hiện những thử nghiệm ngay trong công việc bằng cách sử dụng phương pháp khoa học và biết cách tìm ra cũng như loại bỏ những sự lãng phí trong quy trình của doanh nghiệp. Tổng hợp lại, quá trình này tạo ra một cách tiếp cận nhân văn tới người lao động và giúp cho hiệu quả công việc tăng cao: "Ý tưởng ở đây là giáo dục cho mọi người trong công ty, đồng thời khen ngợi và khuyến khích họ tham gia vào hoạt động kaizen."[7] Để thực hiện thành công, sẽ cần có "sự tham gia của người lao động trong quá trình cải tiến."[8] Mọi người ở mọi cấp độ trong tổ chức đều phải tham gia vào kaizen, từ CEO cho tới những người làm kỹ thuật, và thậm chí là cả những người bên ngoài liên quan đến công ty (external stakeholders). Kaizen được sử dụng phổ biến nhất trong các quy trình sản xuất và tác nghiệp, ví dụ như tại Toyota, nhưng cũng vẫn được áp dụng ngay tại các môi trường phi sản xuất.[9] Đối tượng của kaizen có thể là cá nhân, hệ thống, nhóm nhỏ hoặc tổ chức lớn đều được. Tại Toyota, nó thường sẽ là những thay đổi cục bộ tại phòng làm việc, nơi làm việc của một nhóm nhỏ để giúp mọi người trong nhóm có thể cải thiện môi trường làm việc của chính họ cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhóm này thường sẽ được hướng dẫn về chu trình kaizen bởi một cấp trên trực tiếp, đôi khi việc hướng dẫn như vậy được coi là trách nhiệm chính của người giám sát. Kaizen ở một cấp độ rộng hơn, khi có sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty với nhau, sẽ giúp quản lý chất lượng toàn diện và giải phóng những nỗ lực của con người thông qua việc cải thiện năng suất bằng cách sử dụng máy móc và sức mạnh tính toán.[cần dẫn nguồn]

Dù bản chất của kaizen (tại Toyota) đó là tập trung mang lại những cải tiến khá nhỏ, tuy nhiên về tổng thể, vì được thực hiện liên tục nên chúng lại mang đến những kết quả to lớn về hiệu quả và hiệu suất công việc. Triết lý này khác biệt với chương trình cải tiến "ra lệnh và kiểm soát" (command and control) vào giữa thế kỷ XX. Phương pháp kaizen bao gồm tạo ra những thay đổi và giám sát kết quả, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Không còn những kế hoạch, những dự án lớn cồng kềnh, tốn nhiều thời gian mà thay vào đó là những cải tiến ở quy mô nhỏ, dễ dàng để đề xuất và ứng dụng.[cần dẫn nguồn]

Ngày nay, phương pháp này còn được thiết kế để tìm ra những vấn đề trong quá trình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian ngắn, được goi là "kaizen chớp nhoáng" (kaizen blitz) hoặc "kaizen sự kiện" (kaizen event).[10][11] Người đóng góp lớn trong việc thực hiện thành công kaizen trong các sự kiện kaizen sẽ được trao danh hiệu "Zenkai".[cần dẫn nguồn]